Sentraladministrasjon:

Hovedadministrasjon (rådmann), Intern støttetjeneste og Servicetorget

Ordfører

Funksjoner som rapporterer direkte til rådmannen: IKT, NAV og Barnevern

Prosjekter:

Kulturkoordinator (rapporterer direkte til rådmann)

Bygdeutvikler (rapporterer direkte til rådmann og egen styringsgruppe)

9 virksomhetsområder:

Plan og utviklingsetaten, Nesnaøyene oppvekstsenter, Helsetjenesten, Nesna skole, Nesna sykehjem, Aktivt liv, Nesna barnehage, Hjemmetjenesten og Nesna musikk og kulturskole.

Ansvarlig

Nr.

Aktivitet

Hvorfor arkiv?:

Fordi arkivene skal

- sikre at kommunen for all ettertid kan dokumentere sine vedtak og tiltak

- sikre innbyggerne i kommunen adgang til viktig informasjon om kommunens planer og virksomhet

- sikre at innbyggerne kan få dokumentert egne rettigheter, eiendom og trygge personlig rettsikkerhet

- sikre innbyggerne i kommunen informasjon som kan brukes i kulturelle aktiviteter

- sikre at kommunens historie kan skrives i fremtiden

• juridiske – historiske – saksbehandlingsmessige hensyn

Saksbehandler

-

har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler

-

er ansvarlig for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir arkivlagt

- derfor er det viktig at saksbehandlerne følger disse reglene.

MOTTAK AV POST

Arkivtjenesten/Servicetorget

1

Posten fordeles til alle virksomheter og avdelinger på administrasjonsbygget. Frist for å være ferdig med fordelingen er satt til kl. 12.30 og for utgående post kl. 13.00.

2

All post åpnes – utenom post til Helsetjenesten og Barnevern.

Post til Hjemmetjenesten, Sykehjem, Aktivt liv åpnes – utenom pasientrelatert post.

Posten åpnes og fordeles etter arkivforskriften om hva som er arkivverdig post. Deretter blir arkivverdig post journalført.

Personlig post leveres direkte til rette vedkommende. Hvis det likevel er kommunal post – leveres den til registrering.

REGISTRERING AV POST OG JOURNALFØRING

Saksbehandler/Arkivet

3

E-post som kommer direkte til saksbehandlerne: Som har betydning for en sak leveres arkivet og journalføres.

Det samme gjelder telefaks.

Arkivet/Servicetorget

4

I tidsrommet mellom kl. 12.30 og 14.30 skal posten journalføres, skannes og fordeles direkte elektronisk til saksbehandlerne, sammen med den fysiske arkivmappa.

5

Før posten journalføres/skannes skal det opprettes ny sak – hvis det ikke finnes fra før.

Hvis det finnes en sak fra før skal dokumentene tilknyttes den eksisterende sak.

Arkivmapper finnes fram og nye mapper opprettes i det papirbaserte arkivet.

6

Hastesaker journalføres og leveres straks til den som skal være saksbehandler, eller kopi.

Saksbehandler

7

Sakspost som kommer direkte til saksbehandler skal straks leveres arkivtjenesten for journalføring.

8

Ved usikkerhet om hvem som skal være saksbehandler blir leder eller saksbehandler kontaktet.

Arkivet

Event. saksbehandler

9

Offentlighetsvurdering foretas av arkivet ved journalføring og i samråd med saksbehandler ved usikkerhet. Ved tvil settes XX i graderingsfeltet.

Offentlighetsgraderingen gjelder i 14 dager, i mellomtiden må saksbehandler avgjøre om saken skal unntas offentlighet eller ikke.

10

Manuell journal/fagsystem: Samme rutiner gjelder også for registrering og saksbehandling i manuell journal og elektronisk fagsystem.

Arkivet/Servicetorget

11

Nye arkivsaksnr. tildeles av arkivtjenesten.

Saksbehandler

Saksbehandler

12

Saksbehandler er også ansvarlig for å ivareta nødvendig sikkerhet under saksbehandling av sensitive dokumenter og saker – bestemmelsene om taushet og unntak fra offentlighet.

13

Kan søke etter sak eller journalposter i EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000).

En del saker starter internt i kommunens organisasjon.

Da finner saksbehandler fram eksisterende sak ved å søke den fram i systemet eller kontakt arkivet.

14

”Nye journalposter” kommer fram på saksbehandlernes skjerm. Saksbehandlerne skal selv avgjøre om den skal besvares med utgående brev, lage saksfremlegg eller bare ta saken til orientering.

ESA Web:

I Web-versjonen er avskrivning av dokumenter enklere. Startsiden er inndelt i punkter – mottatt post/under arbeid/til arkivering/mine dokumenter/mine saker.

Denne inndelingen av startsiden fortelle saksbehandlerne hvilke saker de har ansvaret for og samtidig gir en bedre oversikt over ”sine” saker.

Saksbehandler

15

Avskrivning:

Saksbehandler avskriver journalposten etter de alternativer som finnes i EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000). Hvis ikke det blir gjort kommer det fram på restanselisten, jfr. pkt. 14.

Ved avskrivning gis det samtidig beskjed til arkivet hva som er gjort med saken og den kan deretter arkivlegges.

Da skal saksbehandler sette TE (til etterretning), TO (til orientering), TLF (telefonbeskjed), TA (til arkivet), A (avslutte saken) eller BU (besvart med utgående brev)

Restanselisten er en påminnelse for hvilke henvendelser vi har glemt å besvare.

Svarfrist er i Kontor 2000 satt til 21. dager.

UTLÅN FRA ARKIV

Arkivet

16

Registrerer all utlån av mapper fra arkivet med lånekort i det papirbaserte arkivet og elektronisk på fanekort 4 i EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000 ver. 6.1 b).

Arkivet

Saksbehandler

17

Kun saksmapper lånes ut fra arkivet – IKKE enkeltdokumenter.

Saksbehandler

18

Dokumenter som ligger i saksbehandlingsblad i mappen – skal ikke leveres en annen saksbehandler uten at resten av mappen følger med.

Saksbehandler

19

Saksbehandler har ansvaret for at saksmappen bringes tilbake til arkivet i samme stand som før utlånet.

Tilbakelevering skal skje straks etter foretatt ekspedering.

”Ute til gjennomsyn”

Når det gjelder saker som legges ut til gjennomsyn – skal IKKE den orginale saksmappen legges ut, bare kopier.

Enkelte saker har lang behandlingstid og saksbehandlerne trenger saksdokumentene – da vet arkivet om det.

Utlånstiden skal ikke være lengre enn 2 mnd.

20

Det er IKKE tillatt å ta med arkivmapper ut av rådhuset.

21

Ikke ta ut orginaldokumenter fra arkivmappa.

22

Ikke bruk mappa og originale dokumenter til ”kladdark”.

23

Ny saksbehandler:

Gi beskjed til arkivet hvis det blir endret saksbehandler underveis.

Saksbehandler som er blitt registrert med utlån av mappe – ikke gi den til en annen saksbehandler uten at utlånet blir endret.

Da vet ikke arkivet hvor mappen/saken til slutt befinner seg.

UTSENDING OG EKSPEDERING AV BREV

Arkivet

24

Arkivet kvalitetsikrer saksmappen før den legges i arkivet.

Arkivet

Saksbehandler

25

Hvis saksbehandler har saksmappen skal saksbehandler påse at dokumenter som registreres fra sentralarkivet legges på saksmappa når dokumentene er journalført/ferdigbehandlet. Saksbehandlerne har arkivansvaret.

Saksbehandler

26

Hvert enkelt fagprogram:

Dokumentflyten følges slik programmet er bygd opp og dokumentasjon legges på hver enkelt sak/arkivmappe.

27

Saksbehandler ekspederer utgående brev selv. Brevet legges i konvolutt og deretter til frankering og utsending.

Dette gjelder også for alle fagarkivene.

28

Saksbehandlere skal bruke EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000)/- og de andre fagprogram til all saksbehandling/korrespondanse og at dette foregår i gjeldende arkivsak.

Bruk malene som er i Kontor 2000.

Kopi av utgående korrespondanse skal alltid legges på saksmappene eller leveres sentralarkivet for arkivlegging.

Det samme gjelder også for e.post og telefaks.

29

Utgående brev – unntatt offentlighet: Saksbehandler må være nøye med å skrive på linje 2 i tittelfeltet – husk gradering og at graderte felt har en rosa farge, samt endre ”gruppe” for b-saker for (avd. navn).

30

Før ekspedering skal det tas to kopier – ett til arkivmappa og ett til kopiboka.

Dette gjelder for de avdelinger som bruker EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000) og for fagprogrammene.

Hver avdeling skal ha sin egen kopibok for utgående brev.

Kopiboka er ikke offentlig.

31

Når utgående brev er ferdig settes det E – ekspedert.

Saksbehandler Arkivet

32

Orginale brev skal være undertegnet og på papir med kommunevåpen (brevmaler)

Kopier til adressater + til arkivet/saksmappa skal påføres signatur/initialer.

33

Saksbehandler skal ”rense” mappa for kladder, gullapper etc. før den leveres tilbake til arkivet

34

Dersom ting skal gjøres annerledes – må arkivet få beskjed om dette.

Saksbehandler

35

E.post:

Saksbehandler har ansvaret for at e.post som er sakspost blir sendt arkivet for registrering og fordeles til rette saksbehandler.

E.poster tas ut og legges på saksmappa.

Vi har integrerte e.post modulen i ESA (Kontor 2000) som kan:

- Registrere mottatt e.post for arkivering i ESA (Kontor 2000)

- Slette mottatt e.post som ikke er arkivverdig

- Videresende mottatt e.post som ikke er arkivverdig

- Ekspedere mottatt e.post

- Sende formell e.post til flere mottakere

- Sende uformell e.post

Arkivet

36

postmottak@nesna.kommune.no er kommunens e.post adresse.

E-post som kommer inn som er sakspost tas ut og registreres.

Ellers blir posten fordelt rundt til saksbehandlere og virksomhetsområder.

UTVALGSBEHANDLING:

Saksbehandler Servicetorget

37

Saksmappa skal følge en sak som er til behandling hos saksbehandler eller i folkevalgt organ.

38

Saker som skal politisk behandles skal skrives i henhold til kravene som er i utvalgsbehandingsmodulen i EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000).

Rådmann

39

Saksfremleggene godkjennes av rådmann før de legges til behandling.

Servicetorget

40

Saksbehandlerne gir underretning om vedtak med nødvendige informasjon med brev til parter + kopier til relevante adressater både internt og eksternt.

Deretter returneres mappene til sentralarkivet eller spesialarkivene etter at nødvendig avskriving er foretatt.

UTLÅN AV ELDRE ARKIVMATERIALE

Saksbehandler

Arkivet

41

Ikke ta arkivmapper fra bortsettingsarkivet eller fjernarkivet uten at det er satt ned lånekort.

Mappen skal settes tilbake umiddelbart etter bruk eller ta kopier.

Saksbehandler

42

Mapper som tilhører en annen arkivperiode - skal ikke blandes med nye saker eller nyere arkivperiode.

43

Mapper som inneholder personopplysninger skal skjermes for innsyn av uvedkommende og skal ikke ligge framme.

44

Saksbehandler har ansvaret for at eldre arkivmateriale holdes samlet, ikke brukes som kladdark og at leveringsfrist overholdes.

45

Ikke lån arkivemateriale ut av huset.

Ved henvendelse skal det tas kopi.

Dette gjelder materiale som er i administrasjonsbyggets fjernarkiver og bortsettingsarkivene på virksomhetene.

Arkivet

utskriving av diverse rapporter for hver måned

- postlisten for inn/utgående post – offentlig/intern postliste

- alfabetisk avsender/mottakerliste (event. år/periodisering)

- liste over administrative vedtak (år)

- liste over opprettede saker (år)

- restanselister (kvartalvis)

- liste over avsluttede saker (år)

- liste over ferdigbehandlede saker (år)

- utlånslister