Innhold:
1. Generelt
2. Mottak av post
3. Åpning og sortering av post
4. Sortering/stempling av post
5. Journalføring
6. Ekspedering/avskrivning/arkivering
1. Generelt:
Arkivlovens §1 formål er:
”Føremålet med denne lova er å tryggje arkiv som har monaleg kulturelt eller forskningsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verte tekne vare på og gjort tilgjengelege for ettertida”.
Bestemmelsene om behandling av post gjelder både for tradisjonell post, interne notater og dokumenter levert direkte til saksbehandler eller på møter.
Bestemmelsen omfatter også elektronisk post og telefaks, jfr. arkivforskriftens kap. III.
Formålet med postrutinene er å få en oversikt over kommunens fullstendige dokumentbehandling".
Nesna kommune er post/arkivtjenesten sentralisert med et felles arkiv og postmottak.
Avdelinger som er tilknyttet felles arkiv og postmottak er:
- Ordfører og politisk ledelse
- Hovedadministrasjon (rådmann), organisasjonssjef, IKT, Barnevern, NAV, Bygdeutvikler og Kulturkoordinator
- Servicetorget
- Intern støttetjeneste
- Plan og utviklingsavdelingen
- Helsetjenesten
- Nesnaøyene oppvekstsenter
- Nesna folkebibliotek (driftes av HINE)
- Nesna skole
- Nesna barnehage
- Nesna musikk- og kulturskole
- Nesna sykehjem
- Hjemmetjenesten
- Aktivt Liv
Kopieringsrommet i 1. etasje:
Posthyller for intern post
Postbokser for kommunale avdelinger, statlig og fylkeskommunale etater.
Postsorteringsrom for det kommunale postmottaket.
2. MOTTAK AV POST.
Når det er et eget postmottak i virksomheten er det arkivtjenesten som skal ha kontroll med åpning og sortering av post. Arkivtjenesten skal funger som en kontrollfunksjon mellom åpning og registrering av post slik at denne funksjonen ikke svekkes. Posten skal beskyttes ut fra spesielle hensyn, sikkerhetsgrunner og lovbestemt taushetsplikt.
Eksempler på slik post er gradert post, verdipost, anbud og post unntatt offentlighet.
Med postbehandling/postrutiner menes poståpning, sortering, stempling, registrering, klassering/koding (arkivkode) og fordeling samt postekspedering.
I postbehandlingen skiller vi mellom arkivverdig og arkivuverdig post.
Med arkivverdig post menes post som har dokumentasjonsverdi (sakspost).
Sakspost er dokumenter i saksbehandlingen og skal arkivbehandles, dvs. registreres og arkiveres, uansett hvilken form den er kommet i. Jfr. arkivforskriftens kap. III – C.
Med arkivuverdig post menes post som kun har informasjonsverdi i et begrenset tidsrom (informasjonspost). Denne posten ansees som arkivuverdig, og man trenger ikke å arkivbehandle, dvs. registrere og arkivere denne posten. Jfr. arkivforskriftens kap. III – C.
Postbehandlingen deles inn i tre hovedfaser:
· Post som kommer inn
· Post under saksbehandling
· Post som ekspederes ut
3. ÅPNING OG SORTERING AV POST:
Inngående post kommer til Nesna Administrasjonsbygg og fordeles av arkivtjenesten/Servicetorget til alle avdelinger og virksomhetsområder.
Frist for ferdig sortering er satt til kl. 12.30.
Utgående post må være postmottaket ihende senest kl. 12.45.
Utgående post må være ferdig frankert innen kl. 13.00.
- Post som er pasientrelatert til Sykehjemmet, Hjemmetjenesten og helsetjenesten åpnes ikke og legges direkte i respektive posthyller.
- Post til Barnevernstjenesten – åpnes ikke.
- Post til alle virksomhetene og kommunens administrasjon åpnes.
- Post som inneholder personopplysninger - legges tilbake i konvolutten, påføres dato og navn på den som åpner konvolutten - deretter oversendes rette avdeling. Slik post blir registrert i ulike fagsystem.
- Post adressert til den politiske ledelsen skal åpnes og registreres. Jfr. arkivforskriftens §3-1 – pkt. 2.
- Post til politiske utvalg skal også åpnes og registrere
- Brev som er adressert slik at kommunens navn (Nesna kommune) står først - skal åpnes og journalføres.
- Postmottaket åpner all post som ikke har personlig adressat: dvs. post der personnavnet er nevnt før kommunens/avdelingens navn, skal det leveres uåpnet til adressaten, med mindre organet har inngått avtale med adressaten at postmottaket kan åpne slik post. Jfr. arkivforskriftens §3-1 – pkt. 2.
- Hvis det viser seg å være tjenestepost/saksdokument skal den straks leveres til journalføring.
- Post som blir levert direkte til saksbehandlere skal leveres arkivtjenesten for journalføring.
Åpning/fordeling av posten rulleres blant Servicetorgets ansatte med hver sin uke.
Den arkivverdige posten blir da lagt til arkivtjenesten/Servicetoget som foretar journalføring og skanning.
Arkivtjenesten/Servicetorget journalfører post i tiden mellom kl. 12.30 og 14.30.
- Verdipost og rekommandert post mottas postmottaket mot kvittering fra personale i Servicetorget. Verdipost kan også være sjekker, utbetalingskort etc. skal åpnes under nærvær av 2 personer. Jfr. arkivforskriftens §3-1 – pkt. 2.
· Telefaks: Telefaksdokumenter underlegges de samme rutiner selv om ikke orginalen ettersendes i posten.
Jfr. arkivforskriftens §§§2-6, 3-1 og 2, 3-8.
Telefaks som har betydning for en sak skal journalføres.
- E-post: Organ som benytter e-post skal ha et eget sentralt e-postmottak. E-post til det sentrale mottaket skal åpnes av arkivansvarlige/Servicetorget.
E-post som er arkivverdig skal tas ut på papir og behandles som vanlig post. Undertegnet original må ettersendes før avsluttet saksbehandling.
Personopplysninger eller annen klausulert opplysninger skal ikke sendes som e-post.
Hvis en saksbehandler mottar e.post i saksbehandlers navn og egentlig tilhører en sak – skal den leveres til arkivet for journalføring.
Jfr. arkivforskriftens §§§2-6, 3-1 og 2, 3-8.
Nesna kommune har integrert e.post-modul i EDB Sak og Arkiv (Kontor 2000).
Nesna kommunes e.post-adresse er: postmottak@nesna.kommune.no
- Vedlegg: brev som åpnes skal kontrolleres om det inneholder alle vedlegg som brevet viser.
- Fakturaer – Skannes av Intern støtte og fordeles til anvisning.
- Lønnsmeldinger og rutinemessig korrespondanse om regnskap, fanges opp av andre rutiner og registreres ikke.
Stemplet er med blå farge slik at det skiller seg ut hva som er kopi eller original.
Juni 2009
