Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltningen i Nesna kommune.

Arkivplanen dokumenterer hvordan Nesna kommune organiserer arkivfunksjonen og ivaretar arkivansvaret. Den gir en samlet oversikt over arkivmaterialet, og hvilke regler og planer som gjelder for arkivarbeidet.

Arkivforskriften § 4 sier at alle offentlige organer skal ha en arkivplan som er oppdatert og dekkende for arkivholdet slik det utføres i det enkelte organet. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i internkontroll med arkivarbeidet.

En god arkivplan gjør det enklere å planlegge periodiske oppgaver og beregne det framtidige ressursbehovet. Den vil også være et redskap for dem som skal finne fram i arkivmaterialet senere.

Arkivplanen revideres fortløpende, men med fullstendig gjennomgang hvert 4.år i forbindelse med. Den reviderte planen godkjennes av rådmann og utskrift arkiveres i sak/arkivsystemet.

Arkivplanens innhold:

• Organisering og ansvar
• Lover, regler og bestemmelser
• Rutiner
• Arkivoversikt
• Depot og avsluttede elektroniske system

Arkivtjenestens målsettinger for arkivarbeidet:

• Sikre at Nesna kommunes arkiver skapes, forvaltes og oppbevares slik at dokumentene er sikret som informasjonskilder for samtid og framtid.
• Arkivtjenesten har det helhetlige ansvaret for all arkivering i Nesna kommune.
• Arkivtjenesten skal ha god arkivfaglig kunnskap, og bidra aktivt i alle prosesser i kommunen som omhandler arkiv og dokumentasjonsforvaltning.
• Forankre respekt og forståelse for arkivfaglig arbeid både hos ledelsen og resten av organisasjonen.
• Sikre daglig drift av arkiv og postmottak med god kvalitet.
• Arkivtjenesten skal ha systemansvaret for sak/arkivsystemet.
• Arkivtjenesten skal foreta periodisering av sak/arkivsystemet hvert 4. år, i forbindelse med kommune- og fylkestingsvalg.
• Arkivtjenesten skal sikre at eldre arkiver, både papir og elektronisk, avleveres til depot.
• Arkivtjenesten skal yte arkivhjelp, spesielt i bruk av sak/arkivsystemet for å sikre best mulig dokumentfangst. Hjelpen kan være kurs, en til en opplæring og E-læring.